Assistant(e) de direction
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Offre n° O972-202403009156
Publiée le 25/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet,
37h30 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Assistant(e) de direction
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des différents dossiers et serez un point central de liaison avec les autres services de l'Office De l'Eau.
1. Secrétariat des réunions du Conseil d'administration (CA)
Gestion de la logistique de la réunion avant pendant et après la réunion
Gestion de l'élaboration des dossiers et rapports inscrits à l'ordre du jour
Préparation et transmission des convocations et liaison de communication avec les membres du CA
Assistance de la DG pendant la réunion (accueil, gestion du quorum, enregistrement, prise de notes)
Rédaction des procès-verbaux
Gestion de l'élaboration des délibérations en collaboration avec l'ensemble des services et mise en œuvre des procédures de publications
2. Gestion administrative du pôle politiques de bassin
Rédaction de courriers, préparation de réunions (rédaction de compte-rendu de réunions)
Suivi de la vie des conventions partenariales de la décision du CA jusqu'au paiement (appui à la mise en forme des conventions, mises à jour des tableaux de suivi et saisie dans le logiciel PROGOS)
Appui administratif sur les commandes et marchés
Relation administrative avec les partenaires extérieurs
Participation à l'organisation d'évènementiels (colloques et séminaires)
3. Secrétariat des réunions de l'Equipe Suivi Projet (ESP)
Programmation des réunions à l'agenda
Gestion de la logistique de la réunion avant, pendant et après la réunion
Préparation l'ordre du jour en relation avec les services opérationnels
Transmission des invitations
Rédaction et transmission des relevés de décisions
4. Co-secrétariat de rédaction du MAG l'ODE &Vous »
Participation aux réunions de rédaction
Gestion administrative du tableau des rubriques en vue de rédaction du MAG
Collecte des productions écrites auprès des services opérationnels
Communication interne et externe dans le cadre du suivi des rédactions
Aide à la rédaction de certaines rubriques, relectures et corrections
5. Appui à la communication interne et externe de la DG
Gestion dématérialisée du courrier arrivée et départ en collaboration avec les autres assistantes de l'ODE
Rédaction de courriers et de courriels
Organisation de réunions
Gestion collaborative de l'agenda de la DG
Accueil téléphonique en collaboration avec les autres assistantes de l'ODE
Création d'outils adaptés aux besoins de communication
1. Secrétariat des réunions du Conseil d'administration (CA)
Gestion de la logistique de la réunion avant pendant et après la réunion
Gestion de l'élaboration des dossiers et rapports inscrits à l'ordre du jour
Préparation et transmission des convocations et liaison de communication avec les membres du CA
Assistance de la DG pendant la réunion (accueil, gestion du quorum, enregistrement, prise de notes)
Rédaction des procès-verbaux
Gestion de l'élaboration des délibérations en collaboration avec l'ensemble des services et mise en œuvre des procédures de publications
2. Gestion administrative du pôle politiques de bassin
Rédaction de courriers, préparation de réunions (rédaction de compte-rendu de réunions)
Suivi de la vie des conventions partenariales de la décision du CA jusqu'au paiement (appui à la mise en forme des conventions, mises à jour des tableaux de suivi et saisie dans le logiciel PROGOS)
Appui administratif sur les commandes et marchés
Relation administrative avec les partenaires extérieurs
Participation à l'organisation d'évènementiels (colloques et séminaires)
3. Secrétariat des réunions de l'Equipe Suivi Projet (ESP)
Programmation des réunions à l'agenda
Gestion de la logistique de la réunion avant, pendant et après la réunion
Préparation l'ordre du jour en relation avec les services opérationnels
Transmission des invitations
Rédaction et transmission des relevés de décisions
4. Co-secrétariat de rédaction du MAG l'ODE &Vous »
Participation aux réunions de rédaction
Gestion administrative du tableau des rubriques en vue de rédaction du MAG
Collecte des productions écrites auprès des services opérationnels
Communication interne et externe dans le cadre du suivi des rédactions
Aide à la rédaction de certaines rubriques, relectures et corrections
5. Appui à la communication interne et externe de la DG
Gestion dématérialisée du courrier arrivée et départ en collaboration avec les autres assistantes de l'ODE
Rédaction de courriers et de courriels
Organisation de réunions
Gestion collaborative de l'agenda de la DG
Accueil téléphonique en collaboration avec les autres assistantes de l'ODE
Création d'outils adaptés aux besoins de communication
Profils recherchés
QUALIFICATIONS
Titulaire à minima d'un diplôme de niveau 6 (bac+3) dans les domaines suivants : gestion administrative, communication, économie, droit
Titulaire du permis B
CONNAISSANCES REQUISES :
- Organisation de l'établissement et fonctionnement
- Environnement institutionnel de l'établissement
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement des outils numériques et collaboratifs, dématérialisation, open data, réseaux sociaux
- Pack Office / CANVA serait un plus
- Connaissance de progiciel de gestion de subvention (Ex :progos)
- Logiciel courrier
- Tableau de bord et outils de planification et de suivi
COMPETENCES REQUISES
- Qualités rédactionnelles pour la production de documents écrits
- Qualité de l'expression orale
- Prise de notes, comptes rendus et PV
- Maîtrise des outils de planification
- Capacité d'analyse et de synthèse d'informations
- Gestion de données et d'études
APTITUDES REQUISES
- Rigueur et assiduité
- Disponibilité
- Grande discrétion/ loyauté
- Force de proposition
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Capacité d'organisation
- Grandes qualités relationnelles
- Résistance au stress
Titulaire à minima d'un diplôme de niveau 6 (bac+3) dans les domaines suivants : gestion administrative, communication, économie, droit
Titulaire du permis B
CONNAISSANCES REQUISES :
- Organisation de l'établissement et fonctionnement
- Environnement institutionnel de l'établissement
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement des outils numériques et collaboratifs, dématérialisation, open data, réseaux sociaux
- Pack Office / CANVA serait un plus
- Connaissance de progiciel de gestion de subvention (Ex :progos)
- Logiciel courrier
- Tableau de bord et outils de planification et de suivi
COMPETENCES REQUISES
- Qualités rédactionnelles pour la production de documents écrits
- Qualité de l'expression orale
- Prise de notes, comptes rendus et PV
- Maîtrise des outils de planification
- Capacité d'analyse et de synthèse d'informations
- Gestion de données et d'études
APTITUDES REQUISES
- Rigueur et assiduité
- Disponibilité
- Grande discrétion/ loyauté
- Force de proposition
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Capacité d'organisation
- Grandes qualités relationnelles
- Résistance au stress
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 15 avril 2024
À l'adresse suivante :
Madame la Directrice générale
ETABLISSEMENT PUBLIC D'OFFICE DE L'EAU MARTINIQUE
140 Boulevard de la Pointe des Nègres
97200 FORT DE FRANCE
Pour tout renseignement, s'adresser à Madame Rébecca VICTOIRE
Gestionnaire des ressources humaines
0596 48 44 05
À l'adresse suivante :
Madame la Directrice générale
ETABLISSEMENT PUBLIC D'OFFICE DE L'EAU MARTINIQUE
140 Boulevard de la Pointe des Nègres
97200 FORT DE FRANCE
Pour tout renseignement, s'adresser à Madame Rébecca VICTOIRE
Gestionnaire des ressources humaines
0596 48 44 05
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.